Javne institucije

JAVNE USTANOVE 

 

GoSoft je cjelovit, učinkovit, pouzdan i korisniku prilagođen informacijski sustav. Osim osnovnih poslovnih modula, integrira i module za učinkovito praćenje materijalnih tokova u javnim ustanovama te modul za javne natječaje. Prednost ovakvog cjelovitog informacijskog sustava prvenstveno je jedinstvena baza podataka, koja omogućuje jednokratni unos podataka, čime svim korisnicima pruža iste informacije (skladišta – ljekarne, računovodstvo, služba za javne natječaje, nabavna služba, stručni kadar). Istovremeno osigurava smanjenje administrativnog rada, povećava preglednost nad troškovima naručivanja i potrošnje materijala.


Gosoft logo  

OPIS FUNKCIJA MODULA    Modularna struktura cjelovitog informacijskog sustava omogućuje implementaciju poslovanja po područjima (postupnu implementaciju) ili korištenje samo onih funkcija koje su potrebne korisniku. 

 

moduli  

OSNOVNI PODACI   

Osnovni podaci temelj su svih poslovnih funkcija sustava. Svi moduli koriste iste osnovne podatke, a sve informacije proizlaze iz iste baze podataka, što omogućuje praćenje toka artikala kroz cijeli proces. Najvažniji osnovni podaci su podaci o artiklima. Oni su osnova za materijalno poslovanje, cjenike, odabir dobavljača putem javne nabave, naručivanje potrebnih artikala, potrošnju artikala, recepture i proizvodnju. Dobro postavljena baza podataka artikala ključ je za uspješnu implementaciju informacijskog sustava. Osim artikala, osnovna baza podataka uključuje zapise o poslovnim partnerima (dobavljači i kupci), osobama, skladištima, kontima, radnim mjestima itd. Artikle i druge informacije moguće je razvrstati u proizvoljne grupe (klasifikacija podataka).

Podaci o artiklima
Svaki artikl u sustavu mora imati šifru artikla (identifikacijski broj), osnovni i dodatni opis artikla, osnovnu jedinicu mjere u kojoj ćemo poslovati (zaliha, promet, cijene itd.), upravljački centar kojem artikl pripada te tip artikla (materijalni artikl ili usluga). Artikli uneseni za potrebe materijalnog obračuna i javnih nabava moraju imati dodatne podatke:

  • klasifikacija artikla (grupe za područja javnih nabava – prilagodljivo)
  • predviđena godišnja potrošnja artikla (može se izračunati iz prometa)
  • barkod (EAN kod artikla)
  • praćenje artikla prema datumu upotrebe
  • minimalna zaliha
  • nabavna jedinica mjere i faktor
  • zadani (trenutni) dobavljač: rezultat odabira najpovoljnijeg dobavljača za artikl u sustavu javnih nabava
  • planski podaci za automatsko kreiranje narudžbenica dobavljaču.

Cijene artikala
Za svaki artikl definirano je više različitih cjenika prema kojima se vode cijene. Cjenici se mogu voditi povijesno, što omogućuje pregled kretanja cijena po datumima. Različiti cjenici koriste se za različite svrhe:

  • stalne cijene ili posljednje nabavne cijene za potrebe materijalnog obračuna
  • vlastite cijene za potrebe internog naručivanja
  • kalkulacijske cijene za izračun vrijednosti vlastitih (proizvodnih) artikala
  • cijene po partnerima određene sustavom odabira najpovoljnijeg dobavljača.

JAVNI NATJEČAJI

Modul omogućuje provođenje odabira i potvrde sposobnosti dobavljača za opskrbu određenih skupina artikala (I. faza) te odabir najpovoljnijeg dobavljača za pojedini artikl (na temelju najniže ponuđene cijene – II. faza). Cilj je utvrditi za svaki artikl najnižu cijenu i odgovarajućeg dobavljača za određeno (dulje) razdoblje te time pojednostaviti proces naručivanja (nije potrebno dodatno tražiti ponude). Modul za javne natječaje povezan je s modulom za nabavu, što omogućuje automatski izračun potrebnih količina artikala i automatsko kreiranje narudžbenica.

I. Faza – potvrda sposobnosti
Cilj I. faze javnog natječaja je identificirati potencijalne dobavljače za određenu skupinu artikala. Za natječajem obuhvaćene artikle određuje se dulje razdoblje za koje će se odabrati potencijalni dobavljači. Po potrebi se definira i postotak traženog udjela artikala koji potencijalni dobavljači moraju ispuniti kako bi dobili status dobavljača s potvrđenom sposobnošću. Svaki natječaj ima određen rok do kojeg ponuditelji mogu unositi podatke.

Za svaki javni natječaj mogu se definirati dodatni podaci kojima ponuđači opisuju artikl kada nude ekvivalentan artikl. Primatelju natječajne dokumentacije omogućuje se pristup putem web programa tako da mu se dodjeljuju korisničko ime i lozinka koju mora promijeniti pri prvoj prijavi. Lozinka se kriptira kako bi se spriječio neovlašteni pristup podacima.

Pregled i obrada podataka u programu mogući su tek nakon isteka roka za unos podataka. Ako se za ponuđene zamjenske artikle provodi uzorkovanje, program omogućuje bilježenje datuma poziva ponuditelju za predaju uzorka, datuma primitka uzorka, osobe koja testira uzorak te rezultata testiranja (odgovara/ne odgovara). Ako uzorak odgovara, tretira se jednako kao i artikl obuhvaćen natječajem. Obradom podataka određuje se koji partneri i za koje artikle su stekli status potencijalnog dobavljača.

II. Faza
Cilj II. faze javnog natječaja je odabir najniže cijene za pojedini artikl. Za svaku grupu artikala definira se razdoblje valjanosti natječaja, a po potrebi i udio unesenih cijena. Ponuditelji odabrani u prvoj fazi unose cijene artikala putem weba. Nakon isteka roka za predaju ponuda, unos i izmjena podataka više nisu mogući, a podaci postaju vidljivi ovlaštenoj osobi za provedbu javnog natječaja u ustanovi.

Program na zahtjev određuje najpovoljnijeg dobavljača za pojedini artikl te u cjenik unosi ponuđenu cijenu, datum valjanosti i odabranog dobavljača. Unos podataka putem weba omogućen je i izvozom i uvozom podataka u XML ili CSV datotekama.

 

INTERNO NARUČIVANJE

Interno naručivanje je sustav za slanje narudžbi s odjela prema centralnim nabavnim službama (ljekarna, materijalno skladište, kuhinja itd.). Svaki odjel ima jedno ili više mjesta troška, a osobe na pojedinim odjelima imaju pristup podacima svog odjela. Narudžbe odobravaju voditelji odjela, čime im daju valjanost. Odobren dokument predstavlja naredbu odjelu nabave za pokretanje aktivnosti nabave.

Pojedini odjeli mogu imati vlastita evidencijska skladišta. Takvi odjeli mogu bilježiti potrošnju artikala po pacijentima. Na odjelima se potrebe evidentiraju na različite načine: unosom artikala, korištenjem pohranjenih setova, potrošenih artikala, pretraživanjem prema nazivu ili klasifikacijskim skupinama. Nakon što su potrebe unesene, dokument mora odobriti odgovorna osoba. Odobren dokument ulazi u plan nabave ili u sustav za izračun neto količine potrebne za izradu vanjske narudžbenice.

Dostupni su podaci o naručenim količinama, isporučenim količinama i potrošnji pojedinih artikala (po troškovnim mjestima, odjelima, kontnim skupinama itd.). Kada odjel primi naručene artikle, može potvrditi primitak bez vođenja zaliha u odjelnim skladištima ili potvrdom primitka povećati zalihe na svojoj lokaciji. U takvim slučajevima potrebno je omogućiti praćenje potrošnje materijala.

Web aplikacija omogućuje vođenje potrošnje materijala u odjelnim skladištima uz evidentiranje za koje intervencije i pacijente je materijal korišten. Podaci nisu povezani sa zdravstvenim informacijskim sustavom, stoga se podaci o pacijentu ne vode, već se za svakog pacijenta unosi proizvoljna šifra. To omogućuje statistiku potrošnje materijala prema pacijentima, dijagnozama, liječnicima, odjelima itd. Potrošnja se vodi u posebnim jedinicama mjere (npr. tablete, ampule itd.), što zahtijeva pretvorbeni faktor.

NABAVA

Sustav automatski izrađuje plan nabave na temelju trenutnih zaliha, postojećih narudžbi dobavljačima, potreba odjela, predviđenih minimalnih zaliha i potreba vlastite proizvodnje. Plan nabave također prikazuje rok kada je potrebno naručiti artikl i predviđeni datum isporuke artikla. Ako su naručeni artikli predmet javnog natječaja, prikazuje se odabrani dobavljač i aktivna cijena.

S obzirom na poznate podatke, sustav može automatski izraditi narudžbenice dobavljačima. Sustav omogućuje i ručno kreiranje narudžbenica (određeni artikli naručuju se od određenog dobavljača). U oba slučaja dostupni su podaci o naručenim artiklima, isporučenim i neisporučenim artiklima, cijenama i statistika isporuka.

Modul nabave omogućuje i kreiranje drugih dokumenata, poput upita ili više različitih narudžbenica (narudžbenice iz javnih natječaja, ostale narudžbenice). Dokumenti se mogu slati i elektroničkim putem u PDF formatu. Također je omogućena razmjena podataka putem E-poslovanja u XML formatu prema slovenskom standardu E-slog (B2B), što značajno pojednostavljuje i smanjuje troškove poslovanja.

 

UPRAVLJANJE ZALIHAMA

Modul za upravljanje zaliha omogućuje praćenje količina i vrijednosti zaliha te prometa artikala. Jednokratnim unosom omogućuje se pregled stanja zaliha prema artiklima, skladištima, lokacijama,  mjestima troška, serijama, datumima upotrebljivosti i vrijednosnom obračunu zaliha prema odabranoj metodi. Moguće je potpuno praćenje artikala prema serijskim brojevima, uključujući i korištenje barkodova. Ako se zalihe vode prema datumu korištenja, sustav ne dopušta izdavanje artikala s isteklim rokom upotrebe ili omogućuje izdavanje prema principu FEFO (First Expire, First Out).

Ulaz u skladište najčešće je primitak od dobavljača prema narudžbenici. Primitak se evidentira potvrdom narudžbe (predviđenih isporuka) ili pomoću barkoda. Potvrdom primitka zatvaraju se stavke narudžbenice. Program omogućuje pregled otvorenih narudžbenica prema artiklima i dobavljačima jer se narudžbenica ne smatra zatvorenom dok svi artikli nisu isporučeni u naručenim količinama.

Izlazi iz skladišta uključuju izdavanje materijala odjelima ili vlastitoj proizvodnji. Ovo su planirani izdaci jer su jasno definirani u internim narudžbama ili radnim nalozima. Sustav podržava neograničen broj dokumenata (vrsta događaja), inventure, evidencijska skladišta i vođenje konsignacije. Korištenje barkoda omogućuje rad na prijenosnim uređajima ili stolnim računalima, bez obzira na operativni sustav.

Vrednovanje primitaka - likvidacija
Primljeni račun za isporučene artikle evidentira se u računovodstvenom modulu. Ukupni iznos računa odgovorna osoba raspoređuje na stavke primitka. Artikli naručeni kroz sustav javne nabave imaju unaprijed definiranu cijenu, pa je likvidacija zapravo usporedba dogovorene cijene s onom na primljenom računu (kontrola ispravnosti cijena). Likvidacijska cijena temelj je za vrednovanje primitaka i obračun materijala.

Kod primitka e-računa (XML, E-slog), proces likvidacije se pojednostavljuje jer sustav automatski usklađuje cijene stavki primitka s računom, značajno skraćujući unos u glavnu knjigu, poreznu evidenciju i proces likvidacije.

PROIZVODNJA PRIPRAVAKA
Sustav omogućuje izradu receptura i predviđenih postupaka proizvodnje. Definiraju se potrebni kontrolni postupci, analize i mjerenja s pripadajućim vrijednostima. Za proizvodnju je potreban radni nalog koji sadrži informacije o količini proizvodnje, potrebnim količinama materijala i proizvodnoj seriji. Sustav je potpuno integriran s upravljanjem zalihama (izdavanje materijala, primitak proizvoda) i nabavom (planiranje nabave).

Pomoću internih barkodova, koje sustav automatski generira, omogućeno je daljnje praćenje proizvoda. Sustav može izračunati cijenu proizvoda na temelju planiranih ili stvarnih troškova te omogućiti evidenciju potrošnje i proizvodnje artikala, uključujući tko je i kada proizvodio artikle. Također generira izvještaje s rezultatima analiza.

RAČUNOVODSTVO
Omogućuje učinkovito i transparentno praćenje imovine, financijskog položaja ustanove te poslovne i financijske uspješnosti. Modul pokriva sljedeće funkcije:

  • Financijsko računovodstvo (novčani tok, praćenje potraživanja i obveza, kreditna potraživanja i obveze)
  • Blagajničko poslovanje
  • Knjigovodstvo putnih naloga
  • Porezna evidencija (uključujući djelomično odbitni PDV)
  • Troškovno računovodstvo (knjigovodstvo usluga, materijala i proizvoda)
  • Knjigovodstvo osnovnih sredstava (redovna i donirana osnovna sredstva)
  • Planiranje i analiza

Sustav nudi funkcionalnosti poput automatskog knjiženja, obračuna PDV-a, praćenja novčanog toka, izrade temeljnica i statističkih izvješća.

PLAĆE I KADROVSKA EVIDENCIJA
Podmodul za obračun plaća i vođenje osobnih podataka zaposlenika prilagodljiv je različitim sustavima bez dodatnog programiranja. Omogućuje brzi obračun i pregled rezultata, uključujući pripremu svih zakonom propisanih obrazaca (DURS, banke, godišnji izvještaji). Kadrovska evidencija prati podatke o zaposlenicima, godišnjim odmorima, disciplinama, edukaciji, radnim knjižicama i drugo.

ZNAČAJKE SUSTAVA

  • Klijent/server tehnologija
  • SQL baza podataka: SAP SQL Anywhere
  • Operativni sustavi: Windows, Linux itd.
  • Razvojno okruženje: Power Builder
  • Povezanost s internetom: Dokumenti i dopisi putem e-pošte, automatsko knjiženje bankovnih izvadaka i slanje platnih naloga, preuzimanje tečajnih lista, slanje poruka proizvođaču programa, pregled novosti IS-a, pristup bilo kojoj stranici putem navigatora
  • Navigator za olakšan pristup programima, prilagodljiv prema željama korisnika.
  • Podrška za više poduzeća
  • Korisnicima osigurano: Online pomoć, Hot-line pomoć, Upute za korištenje, Implementacija sustava, Ugovorno održavanje, Modemsko i internetsko održavanje programa
  • Stalne zakonske izmjene: Ažuriranja prema važećim zakonima.
  • Izvoz podataka: U različite formate.
  • Povezivost s CAD sustavima
  • Zaštićen pristup podacima: Zaštita lozinkama.